Rakentamisen innovaatioihin erikoistunut Vilpe Oy on jo vuodesta 1975 alkaen kehittänyt uusia teknisiä ratkaisuja, jotka vaikuttavat myönteisesti sisäilman laatuun, energiatehokkuuteen ja rakenteiden pitkäikäisyyteen. Yritys on valinnut IT-alan yhteistyökumppanikseen Softmanin. Ulkoistettu IT-asiantuntija on osoittautunut Vilpen kannalta toimivaksi ratkaisuksi.
Perheyritys Vilpe Oy on kehittänyt rakennusalalle lukuisia innovaatioita, joiden avulla yhtiö on saavuttanut tukevan jalansijan sekä Suomessa että ulkomaan markkinoilla. Vilpen tuotantolaitos sijaitsee Mustasaaressa, ja yritys panostaa laadukkaisiin tuotteisiin, jotka kestävät käyttöä ja ankaria sääoloja. Vilpe on kehittänyt täysin uudenlaisia innovaatioita rakennusalalle, ja yrityksellä on jopa 38 erilaista patentoitua ratkaisua.
Tietoturva-asiat kuntoon
Kun vuonna 2018 EU:n tietosuoja-asetus eli GDPR astui voimaan, Vilpe etsi yhteistyökumppania tekemään yrityksen IT-järjestelmään lain vaatimat muutokset tietoturva-asioissa. Vilpen yhteistyökumppaniksi valikoitui Softman, ja yritys päätyi ratkaisuun, jossa Softmanin asiantuntija toimii noin kuutena päivänä kuukaudessa Vilpen ulkoistettuna IT-päällikkönä.
– Ulkoistettu IT-asiantuntija on ollut meidän kannaltamme mainio valinta, ja oli suorastaan onnenpotku löytää Softmanin kaltainen toimija yhteistyökumppaniksi. Softman on huolehtinut jo useamman vuoden ajan yrityksemme IT-asioista, kuten tietoturvasta, tiedonhallinnasta, ohjelmisto- ja laiteratkaisuista sekä palvelimista, kertoo Vilpe Oy:n toimitusjohtaja Tuomas Saikkonen.
Ratkaisut valmiina etätyön tekemiseen
Merkittäviä uudistuksia Vilpen IT-ratkaisuissa ovat olleet muun muassa palvelimien päivitys ja kahdentaminen sekä siirtyminen Microsoft O365 -ympäristöön.
– Kun IT-järjestelmämme oli saatu ajan tasalle, oli huojentavaa huomata, että selviämme tämän ansiosta myös korona-ajan haasteista. Siirtyminen etätyöhön onnistui helposti, koska pystyimme tarjoamaan työntekijöillemme asianmukaiset välineet sekä toimivan IT-ympäristön, Saikkonen toteaa.
Sisäiseen viestintään intranet
Eräs korona-ajan haasteista monilla yrityksillä on ollut riittävä tiedonkulku ja yhteisöllisyyden vahvistaminen. Softman toteutti Vilpelle SharePoint-alustalle rakennetun intranet-ratkaisun, jonka avulla yritys on tehostanut sisäistä viestintäänsä.
– Intra tuli käyttöömme Softmanin ansiosta, ja se on osoittautunut erittäin ketteräksi välineeksi tiedonjakoon ja yhteishengen luomiseen. Pystymme intran välityksellä jakamaan erilaisia ohjeita ja muita materiaaleja. Lisäksi voimme tiedottaa esimerkiksi hyväntekeväisyystapahtumistamme ja viriketoiminnastamme työtekijöille. Striimaamme intraan myös infotilaisuutemme yrityksen ajankohtaisista asioista, Saikkonen luettelee.
Ennen intranetin käyttöönottoa Vilpen sisäisen viestinnän välineenä toimivat info-TV:t, sähköpostit sekä tiedotustilaisuudet.
– Työhyvinvointikyselyssämme kävi ilmi, että tiedonsaanti koettiin paremmaksi intranetin käyttöönoton jälkeen. Kehitämme jatkuvasti henkilöstöhallintoamme, ja Softman tukee IT-asiantuntemuksellaan meitä tässäkin tehtävässä, Saikkonen huomauttaa.
Digiloikka asiantuntijan tuella
Saikkonen on ollut tyytyväinen yhteistyöhön Softmanin kanssa. Ulkopuolinen toimija pystyy tarkastelemaan asioita eri näkökulmista
– Arvostamme erityisesti Softmanin asiantuntijoiden kykyä sparrata ja haastaa meitä kehittymään. Olemme onnistuneet tekemään selkeitä kustannussäästöjä, koska Softman on osoittanut meille konkreettisia säästökohteita esimerkiksi tietojärjestelmiin liittyvissä sopimuksissa, hän kiittelee.
Vilpe hyödyntää tulevaisuudessakin Softmanin osaamista. Tavoitteena yrityksellä on tasainen ja vakaa kasvu.
– Huipputason ulkopuolinen IT-alan ammattilainen on meille toimiva keino huolehtia yrityksemme tietojärjestelmistä. Olemme onnistuneet toteuttamaan digiloikan sujuvasti ja tietoturvamme on korkealla tasolla. Yrityksessämme on paljon patentointityötä, koska kehitämme jatkuvasti uusia innovaatioita rakennusalan käyttöön. Tästä syystä tietoturva-asiat ovat meille erityisen merkityksellisiä, Saikkonen summaa.
Vilpe Oy lyhyesti:
– Rakennusalan ratkaisujen kehittäjä
– Liikevaihto 21,5 milj. euroa
– Noin 155 työntekijää
– Vientiä noin 51 %
Projekti lyhyesti:
Ratkaisu: Ulkoistettu IT-asiantuntija
Asiakas: Vilpe Oy
Toimiala: Rakennusalan tuotteiden suunnittelu ja valmistus
Hyödyt: IT-ratkaisut ajan tasalla, kustannussäästöt, ulkopuolinen sparraaja auttaa kehittymään
Toteutuksia: Intranet-ratkaisu, siirtyminen O365-ympäristöön, palvelinuudistus, laite- ja ohjelmistouudistukset
