Ovatko yrityksesi tietosuoja-asiat hoidettu kuntoon? Tietosuojalla tarkoitetaan yksilön oikeutta omiin henkilötietoihin ja hänen yksityisyytensä suojaamista käsiteltäessä henkilötietoja. Yrityksen tietosuoja tarkoittaa käytännössä sekä asiakkaiden että työntekijöiden henkilötietojen turvallista käsittelemistä, käyttöä ja säilyttämistä lain vaatimalla tavalla.
Hyviä syitä huolehtia yrityksen tietosuojasta eli GDPR:stä on useita. Tässä kolme keskeisintä:
Laki vaatii
Tietosuojasta eli GDPR:stä huolehtiminen on yrityksille lakiin perustuva vaatimus. Henkilötietojen käsittelyssä on aina noudatettava tietosuoja-asetuksen säännöksiä. Tietosuoja-asetus määrää yrityksille pakollisia selvitys-, dokumentointi- ja koulutustehtäviä.
Yrityksillä on myös osoitusvelvollisuus, mikä tarkoittaa, että henkilötietorekisterin pitäjän on pystyttävä osoittamaan noudattavansa tietosuojalainsäädäntöä.
Osoitusvelvollisuus on keskeinen periaate tietosuoja-asetuksessa. Jos rekisterinpitäjä havaitsee esimerkiksi tietoturvaloukkauksen, rekisterinpitäjä voi osoitusvelvollisuuden avulla näyttää, että se on aktiivisesti pyrkinyt tunnistamaan tietosuojaan liittyviä riskejä ja ottanut käyttöön tarvittavia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Jos rekisterinpitäjä ei pysty osoittamaan noudattavansa tietosuoja-asetuksen velvoitteita, se voi aiheuttaa maineriskin lisäksi hallinnollisia seuraamuksia.
Rekisterinpitäjän on toteutettava tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet täyttääkseen osoitusvelvollisuuden vaatimukset. Osoitusvelvollisuus tarkoittaa myös dokumentointivelvollisuutta eli käytännössä tiettyjen toimenpiteiden tekemistä ja kirjaamista.
Liiketoiminta kehittyy
Tietosuoja-asioiden asianmukainen hoitaminen on yritykselle kilpailutekijä. Pitkäaikaista ja kestävää menestystä ei voi saavuttaa, jos tietosuojassa on aukkoja. Henkilötietojen käsittelyn huolimattomuus johtaa paljastuessaan asiakastyytymättömyyteen. Asiakkaiden luottamuksen menettäminen aiheuttaa pitkäaikaista tai jopa pysyvää haittaa liiketoiminnalle.
Huolimaton yritys voi ajautua myös huomattaviin sakkoihin. GDPR-asioihin liittyvästä virheestä aiheutuvat selvityskustannukset ovat korkeita. On edullisempaa huolehtia ennakoinnista kuin jälkipyykistä.
Työnantajamielikuva vahvistuu
Osoitusvelvollisuuden tarkoituksena ei ole pelkästään lakisääteisten vaatimusten toteuttamisen arviointi. Sen tarkoituksena on myös näyttää, miten rekisterinpitäjä kunnioittaa rekisteröityjen eli henkilötietojen käsittelyn kohteena olevien tietosuojaa. Osoitusvelvollisuuden toteuttaminen lisää rekisterinpitäjän toimintaan kohdistuvaa luottamusta. Yrityksen työntekijät arvostavat yrityksen vastuunkantoa, ja hyvä maine työnantajana kannattelee.
Pyydä apua asiantuntijalta
Heräsikö huoli tietosuoja-asioista? Se on hyvä lähtökohta kehitykselle ja merkki siitä, että toimit vastuullisesti. Tietosuojaa on syytä säännöllisesti tarkastella kriittisesti ja varmistaa, että kaikki tarvittavat toimenpiteet on tehty oikein. Asiantuntijoiden apu on yritykselle hyödyksi.
Kevennä mieltäsi ja kysy meiltä lisää yrityksen GDPR:ään liittyen. Me Softmanilla olemme toteuttaneet kymmeniä GDPR-projekteja eri toimialojen yrityksille. Meille on myönnetty tietosuojaosaamista osoittava CIPP/E sertifiointi. Konsultointi-projekteissa toteutamme kartoituksen, ohjeistuksen, dokumentoinnit ja valmennuksen. Tarvittaessa toimimme myös yritysten ulkoistettuna tietosuojavastaavana.
Keskustellaanko lisää?
Ota yhteyttä!
