Tietosuojaseloste

1. Henkilötietojen käsittelijä

Softman Oy (Y-tunnus 2691211-2)

2. Yhteyshenkilö henkilörekistereitä koskevissa asioissa

Softman Oy — Tietosuojavastaava Timo Raunio
timo.raunio@softman.fi · 050 550 2244

3. Rekisterin nimi

Sofii-alustapalvelu.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on Sofii-palvelun käyttäjätietojen hallinta ja ylläpito sekä palvelun tuottaminen ja toteuttaminen asiakkaalle. Tietoja käytetään myös asiakkaaseen kohdistuvaan viestintään, palvelun laskuttamiseen sekä asiakasviestintään ja markkinointiin.

Käsittelyn peruste on asiakkaan yhteyshenkilön osalta sopimus ja muiden palvelun käyttäjien osalta rekisterinpitäjän tai palveluntarjoajan oikeutettu etu. Asiakkaan palveluun tallentaman sisällön osalta käsittely perustuu asiakkaan ja palveluntarjoajan väliseen käsittelysopimukseen (DPA).

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• henkilön nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• käyttäjän kirjautumistiedot
• työnantaja / edustettava yhteisö
• käyttäjärooli
• asiakaspalautteet sekä muu asiakkaaseen liittyvä yhteydenpito
• rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet sekä suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

Lisäksi asiakas voi tallentaa palveluun omaa sisältöään, joka voi sisältää henkilötietoja. Tämän sisällön osalta asiakas toimii rekisterinpitäjänä ja palveluntarjoaja henkilötietojen käsittelijänä.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Käyttäjätiedon poistaminen poistaa henkilön käyttäjätietolistauksista. Lain tai velvoitteiden vuoksi tiettyjä tietoja, kuten luku- ja hyväksyntäkuittauksia, voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua pidempään. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asianmukaisella tavalla.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen perustamisen yhteydessä ja sen aikana suoraan asiakkaalta itseltään. Organisaatioiden tietoja voidaan täydentää julkisista lähteistä, kuten Patentti- ja rekisterihallituksen yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) ja yritysten verkkosivuilta.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja alihankkijat

Tietoja voidaan luovuttaa tai käsitellä seuraavien tahojen toimesta:

• asiakasyritykselle
• Microsoft — Microsoft 365 ja Azure-pilvipalvelut (EU-/ETA-alue), joissa palvelu ja tiedot sijaitsevat
• tekoälyn kielimallipalvelut: Microsoft Azure AI (EU-alue) ja OpenAI (Yhdysvallat) siltä osin kuin palvelun toiminta sitä edellyttää — ks. kohta 9
• Cloudflare — ajanvarauslomakkeen bottisuojaus (Turnstile). Kävijän selain ottaa yhteyden Cloudflaren palvelimeen, joka käsittelee IP-osoitetta ja selaintietoja roboteilta suojautumiseksi.
• järjestelmien ja ohjelmistojen ylläpitoon liittyville käsittelijöille
• viranomaisille lainsäädännön tai viranomaismääräyksen edellyttäessä

Emme myy henkilötietoja. Luovutukset toteutetaan aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Sofii-palvelun käsittely voidaan toteuttaa tietosuojaa painottaen EU-/ETA-alueella (Microsoft Azure ja Azure AI). Osa käsittelystä voi kuitenkin tapahtua EU-/ETA-alueen ulkopuolella silloin kun se on palvelun toiminnan kannalta tarpeen — esimerkiksi käytettäessä OpenAI:n kielimalleja (Yhdysvallat).

Tällöin siirto perustuu asianmukaisiin suojatoimiin, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen Data Privacy Framework -järjestelyyn ja/tai Euroopan komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin (SCC). Palveluun syötettyä aineistoa ei käytetä tekoälymallien kouluttamiseen. Käsittelyn yksityiskohdat ja käytettävä siirtomekanismi määritellään asiakaskohtaisessa käsittelysopimuksessa.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojen luottamuksellisuutta. Palveluun kirjaudutaan salattua yhteyttä käyttäen, ja tunnistautuminen tapahtuu ensisijaisesti Microsoft Entra ID:llä. Käyttöoikeudet on rajattu roolipohjaisesti, ja asiakkaiden tiedot on eristetty asiakaskohtaisesti. Kokonaissuojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, salaukseen, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tietoliikenteen suojaukseen sekä varmuuskopiointiin. Käsittely on mahdollistettu vain niille henkilöille, joiden tehtäviin se kuuluu.

11. Profilointi

Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin, jolla olisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa, vaatia tiedon oikaisua, poistoa tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä, saada tietonsa siirrettävässä muodossa sekä peruuttaa antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).

Asiakkaan palveluun tallentamaa sisältöä koskevat pyynnöt tulee osoittaa sille asiakasorganisaatiolle, joka toimii kyseisen tiedon rekisterinpitäjänä; palveluntarjoaja avustaa asiakasta näiden pyyntöjen toteuttamisessa käsittelysopimuksen mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn ja omien oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa ota yhteyttä kohdassa 2 mainittuun henkilöön. Pyyntö on esitettävä kirjallisesti, ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmentaa ennen toimenpiteisiin ryhtymistä.

14. Verkkosivujen kävijätiedot (softman.fi ja sofii.fi)

Tässä kohdassa kuvattujen tietojen osalta Softman Oy on rekisterinpitäjä, toisin kuin edellä kuvatussa alustapalvelussa. Kyse on tiedoista, joita kävijä itse antaa verkkosivuillamme.

Ajanvaraus

Kun varaat ajan keskusteluun, tallennamme antamasi nimen, sähköpostiosoitteen, yrityksen, puhelinnumeron ja viestin sekä varauksen ajankohdan. Teknisinä tietoina tallentuvat lisäksi IP-osoite, sivu jolta varaus tehtiin, selaimen aikavyöhyke ja kieli. IP-osoitetta käytetään väärinkäytösten estämiseen.

Varauksesta muodostetaan myös yhteydenotto myyntijärjestelmäämme, jotta osaamme valmistautua keskusteluun ja palata asiaan. Käsittelyn peruste on sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet pyynnöstäsi sekä oikeutettu etu olemassa olevan liiketoiminnan hoitamisessa.

Varaus vahvistetaan sähköpostitse, ja tapaaminen luodaan Microsoft Teams -kokouksena isännän kalenteriin.

Sofii-tekoälyavustaja verkkosivuilla

Sivustoilla on tekoälyavustaja, jolle voi esittää kysymyksiä. Keskustelut tallennetaan palvelun kehittämistä ja väärinkäytösten estämistä varten, ja ne käsitellään tekoälypalvelussa kohdan 9 mukaisesti. Keskustelu ei vaadi kirjautumista emmekä yhdistä sitä henkilöön, ellet itse kirjoita tunnistetietojasi viestiin.

Älä kirjoita keskusteluun arkaluonteisia tietoja äläkä toisen henkilön tietoja. Vastaajana on tekoäly; jos haluat asioida ihmisen kanssa, osoite on info@softman.fi.

Evästeet

Sivustot eivät käytä seuranta- tai mainosevästeitä eikä kävijäseurantaa. Ajanvaraussivu asettaa teknisiä evästeitä, jotka ovat välttämättömiä palvelun toiminnalle: istunnon ohjaus oikealle palvelimelle sekä valitsemasi kieli. Cloudflaren bottisuojaus voi asettaa oman teknisen tunnisteensa.

Säilytysaika

• Varaustiedot ja niistä muodostetut yhteydenotot: enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotostasi. Jos varauksesta syntyy asiakassuhde, tiedot siirtyvät asiakastietoihin ja niitä säilytetään kohdan 6 mukaisesti.
• Keskustelut tekoälyavustajan kanssa: enintään 12 kuukautta.
• Tekniset tiedot kuten IP-osoite poistetaan sen varaustiedon mukana, johon ne liittyvät.

Poistamme tiedot aiemmin pyynnöstäsi, ellei säilyttämiseen ole lakiin perustuvaa velvoitetta. Tarpeettomaksi käyneet tiedot käydään läpi ja poistetaan säännöllisesti osana ylläpitoa.

Oikeutesi

Näiden tietojen osalta oikeutesi kohdistuvat suoraan Softman Oy:hyn, ja ne on kuvattu kohdassa 12. Pyynnöt osoitetaan kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

15. Muutokset selosteeseen

Tätä selostetta päivitetään, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat.

Selosteen päiväys: 18.10.2026